Cómo hacer el inventario en tu negocio

Hacer un seguimiento del inventario en un negocio minorista en crecimiento es delicado. Junto con el uso de un sistema de gestión de inventario dedicado como Brightpearl, estos 12 consejos pueden hacerlo más fácil.

Hacer un seguimiento del inventario en un negocio minorista en crecimiento es delicado. Junto con el uso de un sistema de gestión de inventario dedicado como Brightpearl, estos 12 consejos pueden hacerlo más fácil.

Cuando tu inventario está mal, todo está mal. Tal vez pierda ventas porque no tiene un producto a la mano. O su dinero está invertido en productos que no se venden. Usted puede incluso ser enterrado con devoluciones porque está enviando los productos equivocados. Tomar el control de su inventario es la respuesta. Sólo tiene que seguir estos 12 consejos para aumentar la precisión de los números en su sistema de control de existencias. Cualquiera que sea el sistema que utilice, le ayudarán a conocer las formas más seguras de hacer bien su inventario.

1. Mantenga sus niveles de stock razonables.

La habilidad de comprar será fundamental para el éxito o el fracaso de su negocio minorista. Cuando los tiempos son buenos, es tentador gastar el dinero en acciones nuevas, creando esa sensación de calidez que se obtiene de una tienda llena. Espera un momento. Recuerde, en algún momento usted tiene que pagar-y vender-lo que sea que compre! Para lograr el equilibrio adecuado entre el almacenamiento de una gama adecuada de productos y el endeudamiento de los proveedores, pruebe estos consejos:

  1. Haga las cuentas – Es fácil calcular si necesita más existencias cuando está vendiendo cantidades bastante grandes de relativamente pocos artículos. Sólo tiene que utilizar los plazos de entrega medios de los proveedores y el número de artículos que vende cada día.
  2. Confíe en los informes – Utilice todos los informes disponibles para ayudarle a tomar la decisión correcta, confiando en una estructura completa de Unidad de Almacenamiento (SKU, por sus siglas en inglés) para generar informes de ventas de productos.
  3. Simplemente diga que no – Haga todo lo posible para resistirse a los descuentos de los proveedores al final de la línea en artículos que realmente no necesita.

2. Realice pedidos de compra (PO) con sus proveedores.

Sus registros oficiales y escritos de compras y órdenes de compra son esenciales para el control de inventario, la previsión y la presentación de informes. Los sistemas avanzados de control de inventario automatizan mucho de esto, mostrándole qué artículos necesitan ser reordenados y permitiéndole crear nuevas órdenes de compra con sólo tocar un botón. Pero si su sistema no genera pedidos automáticamente, debe registrar cada compra en su sistema manualmente. De cualquier manera, esto te da:

  • Registros escritos para evitar errores y desacuerdos Documentación para comparar con los albaranes de los proveedores
  • Historiales de compras para ayudarle a decidir qué comprar en el futuro
  • Notas para informar a su equipo sobre lo que sucede cuando usted no está allí

3. Utilice la asignación para asignar stock.

Muchos sistemas avanzados de control de inventario le permiten asignar stock a los pedidos de cliente antes de actualizar el nivel de inventario. Esto efectivamente asigna las acciones para que no puedan ser vendidas de otras maneras.

Es ideal para las tiendas en línea que necesitan reservar existencias desde el momento en que una venta llega desde el sitio web hasta que se cierra y se actualiza el inventario. Según se comenta en el portal otraempresa si está creando grandes pedidos de ventas para clientes comerciales sólo hay que asignar los artículos a la venta a medida que llegan de los proveedores para evitar una prisa de última hora para tener todo listo.

4. Ingrese las órdenes recibidas con prontitud.

Cuando llegue una nueva entrega, regístrela en su sistema de inventario de inmediato. Esto requiere disciplina cuando se está ocupado con los empleados, haciendo nuevos pedidos e inundado de entregas de diferentes proveedores. Pero si vendes un producto antes de que haya sido introducido en el sistema, las cosas se van a poner mucho más complicadas. Al hacer una pausa para ingresar sus recibos inmediatamente le ahorrará tiempo y dolores de cabeza a largo plazo.

5. Reduzca los errores de recepción con el código de barras.

Para reducir los errores de inventario, especialmente cuando su volumen de ventas es alto o muchos de sus productos se parecen, los códigos de barras pueden ser de gran ayuda. Todo lo que necesita es un software de control de inventario que los soporte y un lector de código de barras USB, que cuesta menos de $99. Entonces, cuando recibe una entrega de un proveedor, simplemente imprime etiquetas de código de barras y las adjunta a cada artículo. Escanear las etiquetas muestra los números en su pantalla como si los estuviera escribiendo en el teclado. No más errores de escritura o de transposición de números!

6. Utilice las tomas de inventario semanales para mantener los recuentos exactos.

No importa lo cuidadoso que sea, siempre habrá errores extraños que se cuelan en su sistema de control de inventario. Es importante reconciliar regularmente su inventario del mundo real con los números de su sistema. Pruebe los inventarios semanales en los que dedique algún tiempo cada lunes por la mañana para comprobar una o dos categorías de productos, preferiblemente los que se almacenan cerca uno del otro para su eficacia. Utilizando este inventario cíclico continuo, el objetivo es cubrir todas las líneas de productos al menos una vez cada cuatro semanas. Si tiene 2.000 referencias, marque 500 cada una.

Aquí está el cómo:

  • Exporte los recuentos de existencias de una categoría en una hoja de cálculo
  • Ocultar la columna de cantidad e imprimir la hoja de cálculo.
  • Cuente cada artículo en sus estantes y registre sus números.
  • Pida a un compañero de trabajo que lea en voz alta sus cuentas al ingresar los números en la hoja de cálculo.
  • Cuando haya terminado, calcule la desviación (el número que contó dividido por el número de su sistema) o utilice su sistema para hacer un seguimiento de la misma. Intente mejorar la varianza cada vez que haga un inventario.

7. Reconcilie su inventario utilizando correcciones de stock.

Después de un inventario, es posible que tenga que cambiar la cantidad de productos en su sistema para que coincida con su recuento. La mejor manera de hacerlo es con una corrección de las acciones, siguiendo estos consejos:

Elija un costo que tenga sentido – Si está agregando inventario, necesita ingresar un precio de costo. Pero con las correcciones de stock, usted no tiene facturas de proveedores que muestren el costo, así que elija un número que tenga sentido.

Utilice un código de contabilidad separado – Si su sistema los soporta, el uso de códigos de contabilidad separados le ayuda a ver las ganancias (más inventario, sin facturas) y las pérdidas (menos inventario, sin ventas) que resultan de las correcciones de stock.

8. Lleve un registro de las cancelaciones y los regalos.

Su empresa puede ocasionalmente patrocinar eventos o hacer donaciones a organizaciones benéficas. Cuando lo hace, los productos comprados salen por la puerta sin que las ventas estén vinculadas a ellos. Estos castigos deben ser manejados cuidadosamente en su sistema de control de inventario de una de dos maneras:

Cree un nuevo cliente en el sistema y añada los artículos donados a una venta de valor cero. Este método le permite ver el costo total de sus donaciones a lo largo del tiempo.

Reduzca su inventario utilizando el proceso de corrección de stock en su sistema. Si tiene un sistema más avanzado, es posible que pueda crear códigos de corrección para informar más adelante sobre el costo total de su donación.

9. Manténgase al tanto de las devoluciones.

El seguimiento de un proceso de devolución y recepción bien definido, así como la captura de los motivos de las devoluciones, son esenciales para el éxito de la gestión de inventarios.

  • Crear la devolución – Tanto si devuelve el artículo con o sin el pedido de cliente original, asegúrese de crear un registro de cliente para tener la información de contacto para una investigación posterior o una futura comercialización.
  • Recibir el inventario – Ayuda a poner la devolución en cuarentena hasta que pueda decidir si se puede revender. Si no puede serlo, deberías cancelarlo. Si se puede revender, podría ser cualquiera de las dos cosas:
  • Nuevo – Simplemente añada el artículo de nuevo en stock en la SKU del producto principal que se va a vender.
  • Segundos – Agregue artículos que hayan sido usados ligeramente o que hayan dañado el embalaje en su stock utilizando SKUs distintos que los mantengan separados de los nuevos productos. Si los segundos pueden ser reparados o reenvasados, puede utilizar el proceso de corrección de stock para moverlos a los SKUs principales más tarde.     
  • Comprenda las razones – Cada vez que acepte una devolución o trate con un inventario usado, está perdiendo tiempo, por lo que es importante entender por qué los productos están volviendo. Esté atento a las tendencias. Si ve que los productos vuelven repetidamente con el embalaje dañado, por ejemplo, puede tener sentido invertir en cajas de cartón más duraderas para ahorrar tiempo y dinero en las devoluciones.

10. Cuenta para el stock de artículos en consignación.

Si usted acepta productos en consignación -lo que significa que no los paga hasta que los vende- de sus distribuidores, tiene que gestionar un desafío de inventario: Usted no es propietario de estos productos, por lo que si bien desea que estén disponibles para su venta en todos los canales, no deberían aparecer en su informe de valor de inventario.

Dependiendo del sistema de control de existencias que utilice, la forma más común de gestionar esto es añadir su inventario de artículos en consignación a un «almacén virtual» diferente en su sistema. A continuación, puede filtrar los informes para incluir o excluir el inventario de ese almacén. Y cuando se pone el inventario a disposición de los clientes, se incluye el inventario de todos los almacenes.

11. Tenga cuidado con los envíos directos.

Otra práctica que puede hacer que el control de inventario sea un reto es el envío directo de productos de venta que se envían directamente de sus proveedores a sus clientes. Con proveedores que nunca se quedan sin inventario, esto es fácil. Pero con la mayoría de los proveedores, usted necesita una manera de rastrear el inventario disponible para vender.  

El mejor enfoque es aceptar las entradas directas de inventario de los sistemas de sus proveedores a su sistema. Los feeds actualizan el inventario de sus canales de venta automáticamente, de modo que puedan vender los productos tan pronto como los proveedores los tengan a mano, y no vendan productos que estén fuera de stock.

Este método no es 100 por ciento confiable – probablemente sólo obtendrá una actualización una vez al día – pero puede ser mejor que configurar los productos como «sin seguimiento de existencias», por lo que cualquier cosa puede venderse en cualquier momento. Además, piense detenidamente en el costo de no integrarse con los sistemas de sus proveedores antes de invertir tiempo y dinero en un proceso automatizado.

12. Manténgase alerta con compañías de logística de terceros.

Si utiliza almacenes subcontratados o empresas de logística de terceros (3PL) para el almacenamiento y envío de inventarios, debe diseñar cuidadosamente su sistema de gestión de inventarios. Mientras que las empresas 3PL tienen sus sistemas, usted todavía necesita su propio sistema para integrarse con los canales de ventas, cuentas, pedidos, devoluciones, etc.

De hecho, usted seguirá las mismas mejores prácticas de control de inventario que seguiría si tuviera su propio almacén. Cuando se reciben las mercancías en el almacén 3PL, por ejemplo, es necesario informarle de que han llegado y que se han asignado contra el pedido correcto con los precios de coste correctos. Del mismo modo, cuando la empresa 3PL realiza un inventario y observa una discrepancia, los datos y las actualizaciones del sistema deben realizarse de la misma manera que usted lo haría en su propio almacén.

Conclusión

Ya sea que tenga un sistema avanzado de administración de inventario como Brightpearl o un sistema menos integrado, estos consejos le ayudarán a tomar el control de su inventario, su mayor activo. Para los minoristas en crecimiento como usted, cuyo inventario se mueve rápidamente – a través de múltiples canales – este control puede significar la diferencia entre el fracaso y el éxito.

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